تطبيق نظام إدارة المتطوعين لمنظمات المجتمع المدني

تعتمد كثير من الجهات المجتمعية على المتطوعين، لكنها تواجه تحديات في تشتت الإجراءات وضعف توحيد البيانات. لذلك قادت بوابة القطاع الثالث تنفيذ نظام موحد لإدارة المتطوعين لصالح مجموعة من المنظمات العاملة في التعليم والتوعية الصحية والدعم الاجتماعي.

شمل التنفيذ ورش تحليل الإجراءات، وإعداد صلاحيات الاستخدام حسب الأدوار، وترحيل بيانات المتطوعين السابقة إلى هيكل موحد. كما تم إعداد نماذج التسجيل، والتحقق من المستندات، والتنبيهات التلقائية، وسير عمل جدولة المناوبات بما يتوافق مع طبيعة تشغيل كل جهة.

وتم كذلك اعتماد إطار تقارير موحد لقياس ساعات التطوع الفعلية، ومعدلات الاستمرارية، وتغطية الخدمات حسب المواقع. وخلال أول شهرين بعد الإطلاق، خفضت الجهات المشاركة زمن التنسيق اليدوي بنسبة 37% ورفعت معدل الاحتفاظ بالمتطوعين المتكررين بنسبة 22% مقارنة بالربع السابق.

أثبت المشروع أن الجمع بين التقنية وإعادة تصميم الإجراءات وبناء قدرات الفرق يمكّن المنظمات من توجيه وقت أكبر لتقديم الخدمة وأثر أقل على الأعمال الإدارية.